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지오유에서 정기적으로 발행하는 뉴스레터입니다.

지오유의 전자계약 이폼사인

작성자
zioyouit
작성일
2022-11-15 19:07
조회
83
INTRO
기업과 기업, 기업과 근로자 사이에 빼놓을 수 없는 것이 있습니다. 바로 계약서입니다.
한 건의 계약서를 완성하기 위해 출력하고, 미팅하고, 도장에 인주 찍고... 우체국 송달까지 처리하려면 답답하고 불필요한 시간 소모가 많습니다.

훨씬 효율적인 방식으로 더 많은 시간을 확보할 수 있는 전자계약!
지오유 그룹웨어에서 어떻게 연동하여 사용할 수 있는지에 대해 알아보겠습니다.




전자계약도 법적효력이 있나요?

전자계약도 전자문서 및 전자거래 기본법, 전자서명법에 의거하여 법적효력을 가지고 있습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법
제4조(전자문서의 효력)
① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.

전자서명법
제3조(전자서명의 효력)
① 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.

저희는 사용하는 양식이 많은데 전부 등록해서 사용할 수 있나요?
네 가능합니다. 형식에 구애 받지 않고, 우리 회사가 이미 사용 중인 모든 계약서(근로계약서, 용역계약서, 가맹계약서 등) 부터 확약서 (비밀준수확약서, 공급확약서, 이행확약서 등) 및 서약서(보안서약서, 보증서약서, 안전서약서 등) 모든 양식들을 등록하여 간편하게 사용하실 수 있습니다. 아래에서 계약서 작성부터 그룹웨어를 통한 계약체결 절차를 확인해보겠습니다.



전자계약 작성방법

개인정보보호법 제15조에 의거하여 기업이 내부직원에게 반드시 받아야할 '개인정보제공동의서'의 작성을 예시로 들어보겠습니다.
전자계약 연동 신청이 완료되신 사용자께서는 그룹웨어에 생성되어 있는 전자계약 계정(contract)의 쉐어메일에서 진행하실 수 있습니다.



그룹웨어 메인메뉴 -> 전자메일 -> Sharemail™ 클릭



상기 캡쳐를 통해 접근하시면, 편지함 설정까지 완료된 모습을 확인하실 수 있습니다.

문서 제작 및 작성 - 작성자(발송인) 화면

먼저 계약서 작성을 위해 이폼사인 홈페이지(www.eformsign.com)를 접속합니다.
로그인 후 [내 파일로 문서 작성]에 들어갑니다.


사용할 문서양식을 드래그 또는 불러오기로 추가하실 수 있습니다.






아래와 같은 기능을 통해 불러온 문서양식에 텍스트, 체크박스, 서명 등을 추가할 수 있습니다.
(자세한 사용방법은 이폼사인 홈페이지를 참고해주세요)



문서제작이 완료되면 상단의 '수신자 지정하기'를 클릭합니다.



수신자 정보를 입력합니다. 문서열람 비밀번호가 필요할 경우 수신자 옵션에서 암호를 설정해줍니다.



검토자가 필요할 경우 검토자도 추가해줍니다. 예시에서는 발송인과 동일하게 지정하였습니다.
(검토자란? 발송인과 수신자가 작성완료 후 내용에 이상이 없는지 최종적으로 확인하는 역할)



수신자 지정까지 되었으면 상단의 '옵션'을 통해 아래와 같이 체크박스 설정을 해줍니다.
체크박스 설정후 [문서 최종 완료 알림] 옆에 [알림 편집]을 클릭합니다.



[알림 편집]에서 '감사추적증명서'란에 체크를 해줍니다.
(※감사추적증명서 : 문서의 모든 처리과정이 기록되어 있는 파일)



옵션 설정까지 완료되면 상단의 [문서 작성 시작하기]를 통해 작성을 진행하게 됩니다.



문서제작시 설정한 값에 따라 발송인은 빨간색 음영 부분에만 작성 및 수정을 할 수 있습니다.



작성이 완료되면 전송버튼을 눌러 수신자에게 문서를 전송합니다.



전송이 완료되면 대시보드의 [진행 중 문서함]에서 확인할 수 있습니다.




문서 검토 및 작성 - 수신자 화면
수신자 메일에서 '개인정보제공동의서 문서 검토 및 작성 요청' 메일이 온 것을 확인할 수 있습니다.
[문서 검토 및 작성]을 클릭하면 작성 링크로 넘어가게 됩니다.
(예시화면은 그룹웨어를 사용중인 수신자의 화면입니다.)



문서 암호를 설정했다면 아래와 같이 암호 확인 페이지가 먼저 나오게 됩니다.



암호를 입력하여 빨간색 음영부분에 필요한 정보를 작성합니다.
서명란을 클릭하면 아래와 같이 전자서명을 넣을 수 있습니다.



문서 내용이 잘못되어 있어서 다시 해야할 경우는 반려,
정상적으로 작성이 되었다면 전송을 클릭하여 발송인에게 메일을 보냅니다.



반려를 할 경우 아래와 같이 문서가 반려 처리되며, 발송인에게 반려메일이 전송되게 됩니다.



최종완료 문서 확인 - (발송인)

전송을 클릭하면 발송인에게 완료메일 또는 검토 및 작성(검토자로 되어 있을 경우)메일이 들어옵니다.



검토자는 문서 내용에 이상이 없는지 최종적으로 확인 후 반려 또는 전송을 합니다.





최종 완료된 문서는 계약 발송자의 경우 대시보드와 계약서 메일함 양쪽에서 확인 가능합니다.



완료된 문서 그룹웨어에 보존하기
완료된 문서는 발송인, 수신자 각각 첨부파일을 다운로드 할 수 있는 페이지 버튼이 생성됩니다.




문서제작시 옵션에서 '감사추적증명서' 체크박스를 체크했다면 [감사추적증명서 다운로드] 버튼도 생성되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.



완료된 문서는 쉐어메일에서 검색하실 수 있습니다.



해당 메일의 내용을 WBS 연결을 통해 그룹웨어의 업무관리에 연결하거나, 게시판공유를 통해 그룹웨어 내 게시판에 게시글로 등록하실 수 있습니다.



아날로그 업무 방식에서 그룹웨어를 통한 디지털 업무 방식으로 전환했을 때 얼마나 효율적이었는지 잘 아실 겁니다. 마찬가지로 이제 계약도 전자계약을 통해 비대면 업무 및 시간 비용 절감을 할 수 있는 효율적인 업무를 해보시기 바랍니다.