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업데이트 공지

지오유 그룹웨어의 새로 업데이트된 기능을 소개합니다.

[21년 07월] 업데이트 공지

작성자

지오유IT

조회

1806

PrMenu 업데이트로 각종 카테고리 이동이 더욱 편리해졌습니다.

각각의 대메뉴 하단에 추가 메뉴 영역이 생성되었습니다.(PrMenu)
이 기능을 통해 전자메일의 분류함들을 용이하게 볼 수 있으며, 게시판간의 이동이 쉬워졌습니다.
자세한 내용 아래를 통해 알아보도록 하겠습니다.

1. 변경내역

1) 게시판

이처럼 좌측에 나온 게시판의 목록을 상단의 메뉴바에서 손쉽게 확인할 수 있습니다.

검은색 영역에 위치하던 방속성보기와 통계보기가 우측하단으로 이동되었으며
게시방의 가운데에는 어떤 게시방을 열람하고있는지 현재의 게시방명을 표기합니다.

2) 전자메일

기존에는 상기 .gif 파일과 같이 하위 분류함을 열기위해선 일일이 + 버튼을 눌러야 하는 번거로움이 있었습니다.
또한 받은편지함 밖으로 나가게 되면 하위 분류함을 볼 수 없는 현상이 있었습니다.

상기 현상과 같은 불편함을 방지하고자 받은편지함의 수신분류함에 대해선
대메뉴 하단에 추가영역을 표시하여 한눈에 파악하기 쉽게 설정하였습니다.
(보낸편지함은 별도의 분류함이 나타나지 않습니다)

2. 추가내용

1) 하위 분류함이 많을 경우 표기되는 방법

2depth (대분류의 하위분류함) 까지는 하단으로 표기되며 그 이상의 하위 분류함은 가로로 펼쳐지는 방식입니다.

2) 분류함이 너무 많아서 너무 많은 화면을 차지 할 때

분류함이 많아서 화면의 많은 비율을 차지하는 경우의 대부분은 유사한 분류함을 엮어 폴더링(foldering) 하지 않은 경우입니다.
하단의 이미지 파일을 참고하시어 유사한 분류함끼리 묶어주는 폴더링 작업을 진행해주시길 부탁드립니다.

3) 사용을 원치 않는경우

그룹웨어 홈화면의 우측상단에 위치하고 있습니다.

기본값은 '사용' 이며 사용자마다 개별 적용이 가능합니다.

PRmenu 의 적용은 겹중 카테고리로 한눈에 보기 어렵거나 접혀져 있는 카테고리의 개선이었습니다. 모든 메뉴에 보관함이나 카테고리가 있는 곳은 더 많이 확장 패치될 예정이오니 폴더링에 대한 구조적 사고와 mece 기법에 의한 짜임새 있는 분류만 사용자가 해주신다면 더욱 쉽고 가시성 있게 활용이 가능합니다.

쉐어메일에서 WBS 연결이 가능해졌습니다.

개인 메일에서는 업무관리의 프로젝트에 생성되어 있는 WBS (Work Breakdown Structure - 작업리스트)에 연결시킬 수 있는 [WBS 연결] 버튼이 있습니다. 이번 업데이트로 인해 이제 개인 메일에서뿐만 아니라 대표메일인 쉐어메일 페이지에서도 프로젝트에 WBS 연결을 진행하실 수 있습니다.

업무관리 및 WBS에 대해 보다 자세하게 파악하고 싶으시다면 아래 링크를 클릭해주세요
※ 업무관리, 제대로 알고 가자 (클릭)

1. 쉐어메일 페이지에서의 [WBS 연결]

① 메일 확인 시 우측의 공유 아이콘을 클릭하면 "태그등록, 명함등록, 게시판공유, 인쇄하기" 버튼과 더불어 "WBS 연결" 버튼을 확인하실 수 있습니다.

② 업무관리에 등록되어 있는 프로젝트 명을 검색하여 해당 메일을 연결시킬 프로젝트를 선택합니다.

③ 프로젝트의 업무 목차 중, 해당 메일이 연결되어야 하는 목록을 선택하여 공유를 클릭합니다.

2. 업무관리에서 연결된 메일 내용 확인

① 업무관리에서 해당 프로젝트를 검색하여 확인합니다.

② 메일 내용이 누락없이 연결되어 확인될 것입니다.

대표메일에서 WBS 연결을 진행해주시면 개인 메일에서와 마찬가지로 WBS 연결되었다는 메일 태그가 자동으로 남겨지기 때문에 동일 내용을 중복 연결되는 것을 방지하실 수도 있으니 반드시 참고 부탁드리겠습니다.

전자결재 문서 보관함 업데이트 건

결재라인에 포함된 결재자 및 배포자(수신, 참조, 회람) 외에도 같이 공유하며
확인해야할 문건이 생겼을 때보관함 사용을 안내해드렸습니다.
금번 업데이트로 기존 (회사,부서,개인) 외에 보다 상세한 권한으로 구분하실수 있게 개선되었습니다.

' 보관함 생성 '
' 권한 '

보관함 업데이트

보관함 생성

① 추가 방장을 지정 할 수 있습니다.
② 권한구분으로 개인별, 타 소속 부서까지 부여가 가능합니다.

보관함 추가

승인이 완료된 문서에 ' 보관함으로 복사하기 '가 생성이 됩니다.ⓛ 보관함으로 복사하기를 눌러줍니다.

② 복사할 보관함을 선택합니다.
③ 복사를 눌러줍니다.

④ 권한으로 지정 되어 있는 인원에게는 보관함 클릭 시 해당 문서가 보입니다.

※ Tip
① 보관함으로 포함이 되어있으면, 표기가 따로 됩니다.

② 보관함으로 복사가 중복으로 가능합니다.

보관함을 만들어, 결재 문서들도 효율적 관리가 가능합니다.
중요문서들을 보관함으로 활용 해보시는건 어떠신가요 ?

자주 삭제하는 메일 손쉽게 지워보자!!

사용자가 한번 지운 이력이 있다면 확인하여,
불필요한 메일을 쉽게 휴지통으로 지울 수 있으면 얼마나 좋을까요?

화면구성

상단 전자메일을 클릭 할때 뜨는 현상입니다.
한번 삭제한 메일의 발신자면 바로 아래 이미지 처럼 표기가 됩니다.

활용 방법

※ 받은편지함 들어가면 보이지 않습니다.

시스템에서 알림 용으로 알려주는 메일이나,
스팸으로 한번 지웠던 메일이 또 들어왔을시 디폴트로 쉽게 지울 수 있는 장점이 있습니다.

※ 체크박스를 활용하고 싶지 않아요!

① 전자메일을 클릭합니다.
② 휴지통을 클릭합니다.

③ (x) 표시를 클릭합니다.

④ 기존처럼 확인이 가능 합니다.

메일 계정이 Hold 되었을 경우 처리방법

※ 홀드란?
대량의 메일을 서버에서 한 번에 로드할 시 발생되는 부하를 막고자 생성한 당사 그룹웨어 정책입니다.

하지만 홀드에 매번 요청을 받아 해제 해드렸는데,
이제는 스스로 해제를 할 수 있게 업데이트가 되었습니다.

① 상단 전자메일을 클릭해줍니다.

② Hold Mail 관리 및 해제를 클릭해줍니다.

Hold mail 관리 및 해제 메뉴 설명

어떤 이유로 메일 홀드가 되었는지 직접 메일 리스트와 본문 내용을 확인 할 수 있기 때문에,
사용자들이 직접 홀드 원인을 파악 할 수 있습니다.
그리고 메일은 홀드가 된 시점부터 해제가 되는 시점까지의 메일은 따로 받아보실 수는 없습니다.
홀드해제 조건은 홀드가 된 시점부터의 메일을 전체 삭제 합니다.
다만, 홀드해제가 완료된 시점으로부터 7일간의 메일은 스팸아웃에서 직접 복구가 가능합니다.

① 처음 메일 화면 불러올 때 ' 100건 '이 불러옵니다. 이후 추가로 불러올때는 100건씩 가능합니다.
② 총 홀드되어 있는 메일이 몇개인지 확인 할 수 있습니다.
③ 선택 후 메일을 삭제 할 수 있습니다.
④ 홀드 걸려 있는 메일을 전체 삭제합니다.
⑤ 홀드 해제를 할 수 있습니다.

③ 전체 비우기를 클릭합니다.
④ 홀드 해제하기를 클릭합니다.

⑤ 홀드 해제를 확인한다.

※ 이후 메일 계정은 아웃룩에서만 새로운 편지를 확인하도록 되어있습니다라고 뜨면,
내부 관리자에게 ' 웹메일 + 아웃룩 사용 ' 으로 변경 요청 한다.

내부관리자가 웹메일 + 아웃룩으로 변경하는 방법

① ' 관리자페이지 ' → 사용자계정관리를 클릭합니다.
② 수동으로 인사관리를 클릭합니다.
③ 사용자관리를 클릭합니다.
④ 해당인원을 클릭합니다.
⑤ 사용자 수정을 클릭합니다.

⑥ 메일함(box) 유형에 ' 웹메일 + 아웃룩 사용 ' 으로 변경 후 저장 눌러주시면 됩니다.

예외근무 및 휴가를 이제 하루에 2건 상신이 가능합니다!

기존 동일날짜 한 건만 상신 가능하던 예외근무/휴가 신청으로 인해 연속 출장 및 훈련 및 반차 사용에 있어서 불편하셨을 것입니다. 이번 업데이트를 통해 동일날짜에 2건을 상신할 수 있으니 참고하시어 근태 신청에 반드시 참고하여 주시기 바랍니다.

1. 예외근무신청서

① 예외근무를 이미 신청한 날짜를 한번 더 선택하여 두번째 예외근무 상신을 진행할 수 있습니다.

- 세번째 부터는 동일날짜에 이미 상신된 건이 있다며 상신되지 않습니다.

② 예외근무 신청 목록에서는 두건의 내용이 전부 확인 가능합니다.

③ 근태표에는 두번째 작성된 결재문서의 근무 구분이 표시되지만 출퇴근 값은 순서에 상관 없이 업데이트 되는 내역으로 나타납니다.

※ 하지만 개인별 출퇴근 현황 / 개인별 근태내역 및 관리자페이지의 근무표상의 "승인" 으로 표시되어 있는 링크를 클릭하면 해당 일자의 두번째 결재문서만 확인됩니다.

2. 휴가신청서

① 휴가신청의 경우 한 결재를 작성할 때 두 항목을 같이 기입해야합니다.

※ 훈련 반차, 반차 동일날짜 상신하기 위해서는 하나의 결재문서에 기입해야합니다.

② 한 건으로 상신되기 때문에 근태표에서의 "승인" 링크에서는 두 항목이 전부 보여집니다.

3. 예외근무/휴가 취소 신청

① 근태변경 신청서 작성 시 취소하고자 하는 항목을 선택합니다. (10 예외근무 취소, 11 휴가 취소 중 택 1)

② 결재 상신 날짜가 아닌 적용날짜를 선택합니다.

③ 신청항목 중 취소할 항목을 선택하여 취소를 진행합니다. 하나 혹은 두 항목 체크한 뒤 상신 합니다.

④기존 결재문서에서 하나의 항목만 취소됨을 확인할 수 있습니다.

※ PC 그룹웨어에는 적용되어 있지만 모바일 버전에는 아직 미적용 상태입니다.

휴가의 경우 반차는 휴가신청서로, 추가 공가는 별도의 양식으로 설정하여 상신하는 일련의 과정이 이젠 사라지며 보다 간편하게 휴가 및 예외근무 관리를 진행하실 수 있으실 것입니다.

15분 단위까지 연장근무 신청 가능해졌습니다.

" 연장근무 신청을 하려고 하는데, 저희는 연장근무를 15분 단위까지 인정을 합니다. 그런데 그룹웨어의 3.잔업/특근(OT)신청서를 작성할 때 30분 단위까지만 신청이 가능해서 적용할 수 없습니다. "

위와 같이 연장근무 인정 단위가 15분 (1/4 시간) 인 사용업체의 의견을 적극 수렴, 연장근무 신청을 15분 단위까지 설정하실 수 있도록 업데이트 되었습니다.

연장근무 신청서 작성

나의 초과 근무에 대한 신청서를 작성하기 위해서 연장근무 신청서를 작성하여야 합니다.

① 전자결재 - 문서작성에서 3.잔업/특근(OT)신청서 를 클릭합니다.

② 연장근무 날짜, 근무구분 및 "실행시간"을 설정합니다.

※ 이때, OT 실행시간의 설정 단위에 대한 세분화가 진행되었습니다.

개선 전

연장근무 신청 진행 시 OT실행시간 설정 단위가 00 / 30 만 가능했습니다.

개선 후

연장근무 신청 진행 시 OT실행시간 설정 단위가 00 / 15 / 30 / 45 로 개선되었습니다.

※ 1/4 단위까지 나뉘어졌기 때문에 시간으로 표시 될 경우 소수점 두자리까지 표시 되는 점을 참고해주시기 바랍니다.
15분 : 0.25시간 / 30분 : 0.5시간 / 45분 : 0.75시간

휴가부여 및 출퇴근 시간 수정 시 메모 기능 추가

휴가 부여일수와 출퇴근 시간 값에 대한 변동사항이 발생될 경우 관리자가 이를 수정할 수 있습니다. 하지만 관리자단에서 부여된 값을 수정하는 사유를 별도로 기재할 수 있는 공간이 부재하여 그에 대한 이력관리가 힘들었습니다.

따라서 발생된 수정사항에 대해 간단하게 메모해둘 수 있는 기능을 추가하였습니다

휴가 부여

사용할 수 있는 연차 수에 대한 기입 진행하실 때 그에 대한 내역을 수기로 남기실 수 있습니다.

① 관리자페이지 - 52시간근태 - 휴무관리 - 연차수관리 에서 "할당" 부분의 네모칸에 숫자를 기입한 다음 우측의 SAVE 버튼을 클릭합니다.

② 부여한 칸의 돋보기 모양을 클릭하면 방금 수정한 값에 대해서 메모를 기입할 수 있습니다.

출퇴근 값 수정

잘못 체크된 출퇴근 값에 대한 부여 및 수정 진행에 있어서도 내역을 메모형태로 기록해둘 수 있습니다.

① 관리자페이지 - 52시간근태 - 분석 및 레포트 - 월간개인근무종합표에서 수정할 인원 검색한 뒤 우측의 수정 버튼을 클릭합니다.

② 비고란에 수정되는 내역을 메모 형태로 기재해놓을 수 있습니다.

부서장이 부서원들의 휴가 현황을 확인할 수 있어요

기존에 본인의 휴가 부여, 사용, 잔여를 한 눈에 확인할 수 있지만 내가 담당하고 있는 팀원의 휴가 현황에 대해서는 확인하기 힘들었습니다.

이번 업데이트를 통해 부서장은 부서원들의 휴가 현황을 확인할 수 있으니 많은 활용 부탁드리겠습니다.

부서장 설정

부서장으로 설정된 인원들만 해당 부서의 부서원들의 휴가 현황을 볼 수 있기 때문에 필히 진행해주셔야 합니다.

① 관리자 페이지 - 사용자계정관리 - 수동으로 인사관리 - 부서관리 애서 부서 선택 후 부서 책임자를 찾아 저장해줍니다.

부서장이 부서원 휴가 현황 보는 방법

① 확장솔루션 - 52시간 근태 - 근태 확인 및 제출 - 휴무내역 확인 페이지로 접근합니다.

② 부서로 검색 선택 후에 내가 부서장으로 있는 부서 선택을 하면 부서원들의 할당 / 사용 / 잔여를 확인하실 수 있습니다.

개개인의 세부 사용 내역은 "사용자ID/성명으로 검색" 을 선택한 다음 직접 검색해주시면 됩니다.

WorkflowERP 지출결의서 법인카드 불러올때 중복건을 체크하게 되었습니다.

지출결의서 양식에 법인카드 사용내역을 끌어오는 작업 시,
중복되는 내역이 상신 되어 혼란을 주는 경우가 종종 발생하여개선된 사항을 안내드리고자 합니다.

+ 물론 중복상신이 필요한 경우도 있기 때문에,
이는 옵션 형태로 필요에 따라 직접 선택하여 사용할 수 있게 제공됩니다.

변경 전

지출결의서 법인카드사용내역을 불러왔을 시 중복을 체크하지 못했습니다.
이렇게 같은 내용이 있는데도 결재가 올라간 것이 확인 됩니다.

결재 상신 전

결재 상신 후

변경 후

※ ' 관리자 ' 또는 ' 입력양식 설정 권한 ' 이 있으면 가능합니다.

① 전자결재 → ② WorkFlowERP → ③ 입력양식 설정을 확인 합니다.

④ 16번. 법인카드사용내역 중복체크를 " 예, 사용합니다. " 로 설정을 합니다.

중복체크를 사용한다고 하고, 결재를 상신해보겠습니다.

이렇게 결재를 상신하게 되면 법인카드내역 중 중복되는 항목이 존재한다고 확인이 가능합니다.

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